Selbstständig sein bedeutet Freiheit – aber auch, dass du plötzlich alles selbst organisieren musst. Termine, Kundenprojekte, Rechnungen, To-dos … irgendwann wächst dir das über den Kopf. Kennst du das Gefühl?
Ich auch. Deshalb nutze ich seit Jahren ein Projekttool, das mir hilft, den Überblick zu behalten und effizient zu arbeiten, ohne mich in Zettelwirtschaft und chaotischen Listen zu verlieren.
Die Lösung? Der Einsatz eines Projekttools. Hier gibt es ja diverse Tools, wie Clickup, Notion, Asana, Trello etc.
Warum ein Projekttool?
Mal ehrlich:
Wie oft hast du schon nach einer Notiz gesucht, die irgendwo im Handy gespeichert ist?
Oder eine Aufgabe vergessen, weil sie nur im Kopf existierte?
Vielleicht hast du sogar das Gefühl, dass du mehr Zeit mit „organisieren“ als mit eigentlicher Arbeit verbringst?
Ein Projekttool hilft dir, genau das zu vermeiden. Du entscheidest, wie du es nutzen willst – ob für kleine Aufgaben oder die gesamte Planung deines Business.
Meine Erfahrungen seit 2021
Ich selbst nutze seit 2021 Clickup. Ich lernte es bei einem meiner ersten Kundenaufträge kennen und es überzeugte mich. Trotzdem machte ich einen einjährigen Ausflug in das Tool Asana, ebenfalls ein weiteres Projekttool, was mich letztendlich aber nicht überzeugen konnte.
Screenshot Dashobard Clickup in der Version Business
Falls du denkst, ein Projekttool ist kompliziert – keine Sorge! Die meisten Tools sind anwenderfreundlich. Heute betrachten wir ClickUp und es ist super flexibel und wächst mit deinen Bedürfnissen. Und das Beste? Schon in der kostenlosen Version bekommst du:
🎯 To-do-Listen, damit du nie wieder etwas vergisst
📆 Kalender, um Termine und Deadlines im Blick zu behalten
⏳ Time-Tracking, damit du genau weißt, wie lange du für welche Aufgabe brauchst
🔄 Automatisierungen, die dir lästige Routinen abnehmen
📂 Dokumentenspeicherung, um alles an einem Ort zu haben
Ein Tipp meinerseits: Überlege dir im Vorfeld, was du an Arbeitsbereichen (Spaces) benötigst und was du dir hinterlegen willst. Ob es eine Ordnerstruktur, oder Dokumente sind. Erstelle dir im Vorfeld deine Organisationssttruktur.
➡ Hier kannst du dir ClickUp ansehen und direkt starten: ClickUp entdecken
Wie ein Projekttool im Alltag hilft – Beispiel für Webdesigner:innen
Nehmen wir an, du bist Webdesigner:in und hast mehrere Kund:innen, die parallel betreut werden müssen.
Mit ClickUp kannst du für jedes Projekt eine eigene Liste oder ein Board erstellen, um den Überblick zu behalten.
Du kannst Meilensteine setzen: Vom ersten Designentwurf bis zum finalen Go-live deiner Kund:innen.
Mit Time-Tracking misst du genau, wie lange du an einem Projekt gearbeitet hast – perfekt für eine transparente Abrechnung.
Erinnerungen & Automatisierungen sorgen dafür, dass nichts untergeht, z. B. das Nachfassen bei Kund:innen, die Inhalte noch liefern müssen.
💡 Das Ergebnis? Weniger Chaos, klarere Strukturen und ein reibungsloser Workflow, der dir Zeit spart und deine Kund:innen begeistert!
Wie du am besten startest (ohne dich zu überfordern)
Ich weiß, dass neue Tools erst einmal ungewohnt sein können. Deshalb empfehle ich: Starte klein.
Erstelle eine Liste mit allen Aufgaben, die du im Kopf hast – nichts Großes, einfach eine Sammelstelle.
Nutze die Kalenderansicht, um deine Woche zu planen – so vergisst du nichts.
Teste das Time-Tracking, um ein Gefühl für deine Zeit zu bekommen – du wirst überrascht sein!
Und wenn du dich wohler fühlst, kannst du weitere Funktionen nach und nach hinzufügen. Es gibt keinen „richtigen“ Weg – nur den, der für dich funktioniert.
Vielleicht ist meine Empfehlung dein neues Tool
Ich nutze ClickUp seit Jahren – nicht nur für mein eigenes Business, sondern auch für die Zusammenarbeit mit meinen Kund:innen.
Screenshot SibilleK-Clickup-Navigationsleiste
Ich weiß, welche Funktionen wirklich helfen und wie du das Tool so einrichtest, dass es dich unterstützt, statt dich zu überfordern.
Du kannst Rechte vergeben, Ordner auf privat umstellen, um nur einiges zu nennen.
📩 Schreib mir einfach – ich helfe dir, den perfekten Start zu finden! In meiner SEO-Beratung gehe ich explizit auch auf Tools ein, die dir deinen Business-Alltag erleichtern und dir ermöglichen einen Rund-um-Blick zu haben.
Fazit: Dein Business, deine Struktur
Ein gutes Projekttool nimmt dir Arbeit ab, statt dich zusätzlich zu belasten. Es hilft dir, dein Business organisiert zu führen, ohne dass du ständig nach Notizen suchst oder Aufgaben vergisst.
ClickUp ist für mich selbst und meine Arbeit mit Kund:innen eine großartige Lösung – und ich empfehle dir mit der kostenlosen Version zu starten. Ich war über 2 Jahre mit der kostenlosen Version sehr zufrieden. Meine Entscheidung die nächste höhere Variante zu nutzen, lag an meiner Neugierde, was das Tool an weiteren Möglichkeiten bietet. I love it.
Hinweis: Ich empfehle dieses Tool aus meiner Erfahrung heraus und ob es für dich passt, musst du selbst entscheiden. Probieren geht über studieren:-) Neben den vielen anderen Tools findest du sicherlich auch etwas, was zu dir und einer Struktur passt.
